Polisi preifatrwydd - Ymweld â rhywun yn y carchar

Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn esbonio pam mae Gwasanaeth Carchardai a Phrawf EM (HMPPS) yn casglu data personol pan fyddwch yn defnyddio’r gwasanaeth ‘Ymweld â rhywun yn y carchar’.

Mae’r polisi hwn hefyd yn egluro:

sut rydym yn storio'r data hwn
yr hyn a wnawn ag ef
sut y gallwch gael copi o'r data sydd gennym amdanoch
sut gallwch chi gwyno os ydych chi’n meddwl ein bod ni wedi gwneud rhywbeth o’i le

Rheolir y gwasanaeth hwn gan HMPPS, un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MOJ). Y Weinyddiaeth Gyfiawnder yw’r rheolydd data ar gyfer y wybodaeth bersonol sydd gennym.

Mae HMPPS yn casglu ac yn prosesu data personol fel y gall ddarparu gwasanaethau carchar yn ddiogel, gan gynnwys y rhai sy’n ymwneud â rheoli ac adsefydlu troseddwyr.

Ynglŷn â gwybodaeth bersonol

Gwybodaeth amdanoch chi fel unigolyn yw data personol. Gall fod yn enw, cyfeiriad neu rif ffôn. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am y person yr ydych yn gwneud cais i ymweld ag ef yn y carchar.

Rydym yn gwybod pa mor bwysig yw hi i ddiogelu eich preifatrwydd a chydymffurfio â chyfreithiau diogelu data. Byddwn yn cadw eich data personol yn ddiogel a byddwn ond yn ei ddatgelu pan fo’n gyfreithlon gwneud hynny, neu gyda’ch caniatâd.

Mathau o ddata personol rydym yn ei brosesu

Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r gwasanaethau yr ydym yn eu darparu i chi y byddwn yn eu prosesu. Mae hyn yn cynnwys:

eich enw, dyddiad geni, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn
enw, dyddiad geni, rhif carcharor a lleoliad y person rydych am ymweld ag ef
enwau a dyddiadau geni unrhyw ymwelwyr ychwanegol

Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth defnydd safle sy'n ein galluogi i weld sut mae'r gwasanaeth yn cael ei ddefnyddio er mwyn caniatáu i ni ei wella. Nid yw'r wybodaeth hon yn cynnwys unrhyw ddata personol. Mae'n cynnwys:

cwestiynau, ymholiadau neu adborth a adawwch os byddwch yn anfon neges trwy adborth
eich cyfeiriad IP, a manylion pa fersiwn o'r porwr gwe a ddefnyddiwyd gennych
gwybodaeth am sut rydych chi'n defnyddio'r wefan, gan ddefnyddio cwcis a thechnegau tagio tudalennau i'n helpu i wella'r wefan

Mae hyn yn ein helpu i:

gwella'r wefan trwy fonitro sut rydych chi'n ei defnyddio
ymateb i unrhyw adborth a anfonwch atom, os ydych wedi gofyn i ni wneud hynny
rhoi gwybodaeth i chi am wasanaethau lleol os dymunwch

We can’t personally identify you using your site usage data.

Pwrpas prosesu a sail gyfreithlon y broses

Rydym yn casglu data personol fel y gallwch wneud cais i ymweld â rhywun yn y carchar. Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio’r data i gysylltu â chi i gynnig y cyfle i chi gymryd rhan mewn ymchwil yn y dyfodol i wella ein gwasanaethau.

Mae angen y wybodaeth hon ar Garchardai a Sefydliadau Troseddwyr Ifanc er mwyn sicrhau bod ymweliadau'n ddiogel i ymwelwyr, troseddwyr a staff.

Gyda phwy y gellir rhannu'r wybodaeth

Weithiau mae angen i ni rannu’r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu gyda’r unigolyn ei hun a hefyd gyda sefydliadau eraill. Lle bo angen, byddwn yn cydymffurfio â phob agwedd ar y deddfau data. Y sefydliadau rydym yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â nhw yw:

Ffurflenni'r Weinyddiaeth Gyfiawnder i gasglu adborth. Gweler eu telerau defnyddio.
GOV.UK Hysbysu i anfon negeseuon testun ac e-byst atoch. Gweler eu hysbysiad preifatrwydd.
ZenDesk i drin unrhyw adborth rydych chi'n ei adael. Gweler y telerau ac amodau sydd ynghlwm wrth y gwasanaeth hwn.

Manylion trosglwyddiadau i drydedd wlad a mesurau diogelu

Mae’r holl ddata a gesglir gan y gwasanaeth hwn yn cael ei storio o fewn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE). Fodd bynnag, oherwydd natur fyd-eang y rhyngrwyd, gall y data a anfonir i'r gronfa ddata ac ohoni fynd trwy wledydd y tu allan i'r AEE. Nid yw data’n cael ei storio mewn gwlad nad yw’n rhan o’r AEE. Bydd unrhyw drosglwyddiadau a wneir yn cydymffurfio'n llawn â phob agwedd ar y gyfraith diogelu data.

Am ba mor hir rydym yn cadw data

Cedwir data am saith mlynedd yn unol â pholisi cadw HMPPS.

Mynediad at wybodaeth bersonol

Gallwch ddarganfod a ydym yn cadw unrhyw ddata personol amdanoch trwy wneud ‘cais gwrthrych am wybodaeth’. I wneud cais gwrthrych am wybodaeth cysylltwch â:

Troseddwyr a chyn-droseddwyr;
Cofrestrfa Branston
Adeilad 16, S&T Store
Ffordd Burton
Branston
Burton-on-Trent
Swydd Stafford
DE14 3EG

Pawb arall;
Tîm Datgelu
Pwynt postio 10.38
102 Petty France
Llundain
SW1H 9AJ

Pan fyddwn yn gofyn i chi am ddata personol

Pryd bynnag y byddwn yn gofyn am ddata personol, rydym yn addo:

dim ond gofyn am y wybodaeth sydd ei hangen arnom
ei gadw'n ddiogel a gwneud yn siŵr na all neb gael mynediad iddo oni bai bod awdurdod wedi'i awdurdodi
gwneud yn siŵr nad ydym yn cadw’r data yn hwy nag sydd angen
rhannu'r data gyda sefydliadau eraill at ddibenion cyfreithlon yn unig
ystyried unrhyw gais a wnewch i gywiro, rhoi’r gorau i storio neu ddileu eich data personol

Rydym hefyd yn addo ei gwneud yn hawdd i chi:

dweud wrthym ar unrhyw adeg os ydych am i ni roi’r gorau i storio eich data personol
gwneud cwyn gyda'r awdurdod goruchwylio

Sut rydym yn rheoli sesiynau ar-lein

Gellir defnyddio'r gwasanaeth hwn i wneud cais am ymweliad carchar. Mae eich sesiwn yn weithredol am 20 munud hyd yn oed os byddwch yn cau eich porwr, neu'n llywio i ffwrdd o'r gwasanaeth hwn. Yn ystod y cyfnod hwn, efallai y bydd gwybodaeth bersonol amdanoch yn weladwy i unrhyw un sydd â mynediad i'ch cyfrifiadur.

Cedwir eich data yn y cof yn ystod y sesiwn; caiff hwn ei glirio ar ôl 20 munud o anweithgarwch.

Mwy o wybodaeth

Gallwch gael mwy o fanylion ar:

cytundebau sydd gennym gyda sefydliadau eraill ar gyfer rhannu gwybodaeth
pryd y gallwn drosglwyddo gwybodaeth bersonol heb ddweud wrthych, er enghraifft, i helpu i atal neu ganfod trosedd neu i gynhyrchu ystadegau dienw
cyfarwyddiadau a roddwn i staff ar sut i gasglu, defnyddio neu ddileu eich gwybodaeth bersonol
sut rydym yn gwirio bod y wybodaeth sydd gennym yn gywir ac yn gyfredol
sut i wneud cwyn

I gael rhagor o wybodaeth am y materion uchod, cysylltwch â:

Swyddog Diogelu Data'r Weinyddiaeth Gyfiawnder
Pwynt postio 10.38
102 Petty France
Llundain
SW1H 9AJ

neu e-bostiwch: DPO@justice.gov.uk.

I gael rhagor o wybodaeth am sut a pham y caiff eich gwybodaeth ei phrosesu, gweler y wybodaeth a ddarparwyd pan wnaethoch chi ddefnyddio ein gwasanaethau neu pan gysylltwyd â ni.

Cwynion

Pan fyddwn yn gofyn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith. Os credwch fod eich gwybodaeth wedi cael ei thrin yn anghywir, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth am gyngor annibynnol ar ddiogelu data yn:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Ty Wycliffe
Lôn y Dŵr
Wilmslow
sir Gaer
SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113
www.ico.org.uk

Newidiadau i'r polisi hwn

Efallai y byddwn yn newid y polisi preifatrwydd hwn. Yn yr achos hwnnw, bydd y dyddiad ‘diweddaru diwethaf’ ar waelod y dudalen hon hefyd yn newid. Bydd unrhyw newidiadau i'r polisi preifatrwydd hwn yn berthnasol i chi a'ch data ar unwaith.

Os bydd y newidiadau hyn yn effeithio ar y ffordd y caiff eich data personol ei brosesu, bydd y Weinyddiaeth Gyfiawnder yn cymryd camau rhesymol i roi gwybod i chi.

Wedi ei ddiweddaru ddiwetha' ar 21 Mai 2024.